בואו נדבר רגע על האתגר הגדול ביותר בכל האקתון, עבודת הצוות. האקתון הוא אירוע עוצמתי המעמיד אפשרויות והזדמנויות להתפתחות מקצועית, נטוורקינג ויצירה. עבודת צוות נכונה תקדם את הרעיון והקבוצה, אך צוות הסובל מבעיות פנימיות או חוסר תיאום, עלול להיתקע בשלבים שונים בתהליך, לפגוע במוצר ובחוויה בכללי ולעיתים גם להרים ידיים ולפרוש.

עבודת הצוות מבוססת על יצירת כימיה חיובית בין חברי הצוות והיא תורמת לעקרון של דבקות במטרה הסופית. היא החלק ההכרחי בהאקתון וחשוב להבין איך אפשר להעמיד את התנאים האופטימליים ביותר עבור עבודת צוות אפקטיבית. עבור כך, ריכזנו עבורכם שישה עקרונות עיקריים לעבודה בצוות לפני ובמהלך ההאקתון.

הגדרת מנהל פרוייקט

בכל מיזם או פרוייקט חשוב שיהיה אדם בעל ״סמכות על״, כלומר אותה דמות שבסופו של יום יכולה לקחת את ההחלטה הסופית. בהאקתון הדבר מגיע לידי ביטוי בשני אופנים - או בתור מנהל/ת הצוות או בחלוקה לפי ידע, הכשרה או ניסיון. הכוונה היא שבכל צוות, חשוב שיוגדר מנגנון של קבלת החלטות ותוגדר הסמכות לקבל החלטות בשם הצוות. האקתון קורה בלחץ זמן וקבלת ההחלטות צריכה להיעשות בצורה אפקטיבית ביותר.

אפשרות אחת היא הגדרה של דמות אחת מתוך הצוות, שתנווט את העבודה לאורך האירוע. לרוב אותה דמות תהיה זו שאירגנה ובנתה את הצוות מלכתחילה, אבל בהחלט אפשרי שהצוות יבחר בדמות שעליה חברי הצוות סומכים ומקבלים. האפשרות השניה היא קבלת החלטות לפי הסמכויות של חברי הצוות. הכוונה היא שלרוב כל חבר/ת צוות מגיעים מרקע מסויים (פיתוח או תיכנות, עיצוב, מחקר, וכד׳), ולכן יכולים לקחת את ההחלטות בהתאם לרקע והתחום שבו עולה הדילמה.

תהיה הדרך שבה תבחרו, אותה סמכות-על או דמות החלטית, נדרשת על מנת לנהל בצורה חלקה וקלה יותר את העבודה. עבודה בתנאי האקתון מעמידה בעיות ושאלות רבות לאורך התהליך והחלטות צריכות להיעשות בזמן קצר. אין סיבה לבזבז זמן רב במהלך האירוע על ויכוחים וחוסר החלטיות.

תקשורת

תקשורת היא הדבר ההכרחי ביותר בעבודת צוות. ללא תקשורת טובה אין התקדמות משמעותית, ואם יש, היא לרוב גובה מחיר רגשי וחבל שכך. עבודת צוות טוב ואפקטיבית כוללת בין היתר פתיחות של הקבוצה לדעות, הצעות ורעיונות נוספים. כבר מהרגע הראשון של בניית הצוות (אם במפגשים מקדימים או היכרות מוקדמת) ועד לרגע הפרזנטציות, דאגו להיות קשובים להצעות והרעיונות של כולם. זיכרו שאין רעיונות לא טובים אלא רעיונות לא פרקטים או לא מתאימים לקונספט הכללי. לכן, ייצרו סביבה בריאה שבה חברי הצוות יכולים להתבטא באופן ברור ופתוח, ללא חשש. תקשורת בריאה היא כלי חשוב בארסנל, אל תוותרו עליה.

חלוקת אחריות

ברור לכולנו שחלוקת אחריות תורמת לעבודה אפקטיבית, ובהקאת׳ון החלוקה הזו הכרחית עוד יותר. הצוות לא יכול לעבוד על המוצר כיחידה אחת, אלא כמספר גורמים המטפלים בכל חלק בתהליך. לכל חבר צוות סמכויות ואחריות, הממשיכה את הסעיף הקודם מבחינת ידע וניסיון, לכן כל חבר צוות צריך לדעת מה תחום תפקידו ומה האחריות שלו כלפי הצוות והמוצר.

עוד בתחילת האירוע ואפילו לפניו, חשוב שתשבו כצוות להגדיר את המשימות השונות וחלוקת האחריות של כל אחד ואחת מחברי הקבוצה וצוותים שונים בתוך הקבוצה. כלומר משימות קטנות יתחלקו בהתאם לתפקידים השונים, ומשימות גדולות יותר יטופלו בצוותים קטנים ומשתנים של 2-3, בהתאם לצורך. נסו להגדיר כמה שאפשר את חלוקת המשימות, או לפחות את תחומי האחריות של חברי הצוות. כך תוכלו בקלות לחבר כל משימה שתעלה במהלך האירוע, עם הגורם הנכון.

תכנון מראש של הלו״ז ודדליינים

אין מה לעשות, האקתון לא נמשך זמן רב והוא מסתיים בלי לשים לב. לכן, פריסה של לוח הזמנים יוצרת סדר ומאפשרת להתמודד עם המשימות, הבלת״מים והדדליינים השונים. הדבר נכון בעבודת היום יום ונכון כפליים בהאקתון, שבו לו״ח הזמנים קצר במיוחד וכל חלק בעשייה מעמיד קשיים ואתגרים משל עצמו. אחד היתרונות בהאקת'ונים, הוא שלוח הזמנים לרוב מוגדר בצורה מפורטת ומתפרסם בטרם האירוע. המידע הזה מאפשר תכנון נוח וברור של הזמנים וצרכי העבודה.

כאשר הלו״ז ידוע וקיימת הבנה כללית של המשימות, שבו לתכנן את לוח הזמנים האישי שלכם בחתך של הצוות וחתך אישי. הבדילו בין ההספק הנדרש לצוות לבין היכולות האישיות שלכם ודאגו להתאים בין השניים, על מנת לא ליצור עומס עבודה מיותר. שלבו את תכנון המשימות עם הצבת דדליינים עבור כל משימה, ביחס ללוח הזמנים. הצבת דדליינים מגבירה את תחושת הלחץ מצד אחד, אך גם יוצרת מחויבות פנימית מצד שני.

בהאקתון, זמנים הם עניין קריטי, שכן כל אירוע כזה מלא בנקודות זמן - סגירת הרעיון, מקצי פיתוח, התייעצויות שופטים, ביקורות וכמובן עבודה לתוך הלילה ופרזנטציות. תכנון יעיל של הזמנים, הבנת היכולות של כל חבר צוות והגדרת דדליינים, עוזרת להתמודד את סך כל העבודה וחשוב מכך, עם אי אלו מכשולים או בלת״מים שיגיעו, והם יגיעו. אז תכננו היטב, כדי להיות ספונטנים.

מישוב

לצד הזמן הקצר ועמידה ביעדים, אלמנט נוסף הוא בקרה על ההתקדמות. דדליינים הם גם זמן נהדר לעצור למשוב קצר על העבודה שנעשתה, על המשימות שהושלמו או שלא, האם הרעיון עדיין רלוונטי או שהמוצר התרחק מדי. בנוסף, עצרו לשאול שאלות בנוגע לצוות. האם הצוות מרגיש טוב, האם כל חבר צוות נותן את חלקו, האם צריך לעצור להפסקה, לחיזוק רגשי או אישי.

אל תפחדו להביע דעה ולהצביע על מה נדרש לייעל או לתקן, אך זיכרו שבכל הבעת ביקורת, חשוב להדגיש את החיובי בנוסף להצגת השלילי כמו גם להציע רעיונות ופתרונות. דאגו להיות עם אצבע על לוח הזמנים והמשימות ולשים לב לצרכים של הצוות במהלך האירוע.

אנרגיה

אנחנו יודעים שאתם באטרף, אנחנו יודעים שאתם בקטע של ליצור או לחדול. אבל כל צוות צריך גם לדעת מתי לעצור לנשום ולנוח. קחו הפסקה מדי פעם, אל תעבדו, דברו עם הצוות, דברו עם אדם חדש, צאו החוצה לנשום אוויר ולטייל קצת, לכו לשטוף פנים, לתרגל יוגה, לעשות קפה, ללכת לקפה שליד המתחם, לשמוע הרצאה, לשחק משחק קופסה מהיר עם הצוות, לראות משהו ביוטיוב, לשים ראש ולישון קצת, לקבל חיבוק. העיקר לא לעבוד, להתנתק לזמן מה כדי לתת לגוף לבנות אנרגיה מחודשת ולמחשבות לסדר את עצמן.

המאמר נכתב בשיתוף עם יובל רונן.

#משתתפים #האקתון